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Quelles formules de politesse pour vos mails et courriers professionnels ?

Plan de l'article

Dans le monde professionnel, les formules de politesse sont essentielles pour exprimer respect, courtoisie et maîtrise des codes sociaux. Leur utilisation incorrecte peut non seulement laisser une impression négative, mais aussi compromettre la crédibilité de votre entreprise. Pourquoi est-il crucial d'employer les bonnes formules de politesse dans vos vos mails et courriers pro ?

Nous allons tous découvrir à travers cet article et apprendre comment ces petites nuances peuvent faire toute la différence dans le monde des affaires.

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L'importance des formules de politesse dans vos mails et courriers professionnels

Dans le contexte de la communication professionnelle, les formules de politesse revêtent une importance capitale. Elles ne sont pas simplement des conventions sociales, mais elles sont essentielles pour établir et maintenir des relations professionnelles harmonieuses. 

Ces formules expriment le respect, la courtoisie et la considération envers les destinataires des messages  partenaires commerciaux, clients existants, potentiels fournisseurs, collaborateurs internes, investisseurs ou actionnaires). 

Elles contribuent à créer un climat de confiance et de respect mutuel entre les parties impliquées.

En effet, une utilisation appropriée des formules de politesse peut renforcer l'image de marque de votre entreprise, ainsi que favoriser une communication efficace et même ouvrir des portes pour de futures opportunités professionnelles.

Comment commencer un e-mail ?

L'introduction d'un email joue un rôle crucial pour capter l'attention du lecteur dès les premiers instants et établir le ton de la communication. Elle doit être soigneusement choisie en fonction du destinataire et du contexte de l'email.

  • Quand on s’adresse à un collègue :

Si vous écrivez à un collègue avec qui vous avez des relations professionnelles informelles mais cordiales, un simple « Bonjour » suivi du prénom de la personne est tout à fait approprié.

Par exemple, « Bonjour Pierre », « Bonjour Nathalie ». Cela peut être suivi d'une courte phrase, comme « J'espère que tu vas bien ». Évitez de passer outre le « Bonjour », car il ajoute une touche de politesse et de convivialité à votre message.

  • Quand on s’adresse à un supérieur hiérarchique ou à un client :

Dans le cas où vous écrivez à un supérieur hiérarchique ou à un client, il est important de maintenir un niveau de formalité plus élevé. Utilisez des formules de politesse telles que « Bonjour Madame / Bonjour Monsieur », « Madame / Monsieur », ou « Madame / Monsieur suivi du titre de la personne » si vous connaissez le titre spécifique de votre destinataire. Évitez les formules trop familières comme « Chère Madame / Cher Monsieur », sauf si vous avez déjà établi une relation de proximité avec la personne.

 

Comment finir un e-mail ?

La conclusion d'un email est aussi importante que son introduction. Elle permet de réaffirmer le propos, de remercier le lecteur et de l'inviter à l'action. Le choix de la formule de clôture dépend du contexte de l'email et du ton souhaité.

Pourquoi est-elle si importante ?

  • Réaffirmer le propos : La conclusion permet de résumer brièvement le message principal et de le rendre plus marquant.
  • Remercier le lecteur : C'est un geste de politesse et de reconnaissance qui favorise une relation positive.
  • Inviter à l'action : La conclusion peut inciter le lecteur à répondre à l'email, à visiter un site web ou à effectuer une action spécifique.

Comment la choisir ?

Le choix de la formule de clôture dépend principalement de deux facteurs :

1. Le contexte de l'email

  • Demande d'information :

"Je vous remercie par avance de votre réponse."

"N'hésitez pas à me contacter si vous avez des questions."

  • Remerciement :

"Je vous remercie encore une fois pour votre..."

"Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées."

  • Suivi de dossier :

"Je reste à votre disposition pour toute question éventuelle."

"Dans l'attente de votre réponse, je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées."

2. Le ton souhaité

  • Formel :"Cordialement," "Sincèrement,"
  • Neutre :"Bien à vous," "À bientôt,"
  • Informel :À bientôt," "Amicalement," "Salutations"

Nos conseils
  • Personnalisez votre message dans la mesure du possible.
  • Utilisez une formule de politesse adaptée.
  • Signez votre email avec votre nom et votre titre.
  • Relisez attentivement votre email avant de l'envoyer.

Quelle est la longueur recommandée d'une formule de politesse ?

La longueur recommandée d'une formule de politesse dans un e-mail ou une lettre professionnelle est généralement courte et concise. Idéalement, elle ne devrait pas dépasser quelques mots ou une courte phrase.

Une formule de politesse trop longue peut sembler excessive ou peu naturelle, tandis qu'une formule trop courte peut paraître abrupte ou impolie.

Par exemple, des formules simples comme "Cordialement," "Bien à vous," ou "Sincères salutations," sont courantes et efficaces dans la plupart des contextes professionnels.

Formules de courtoisie pour un supérieur hiérarchique

  • Début d'email: Monsieur le Directeur, Madame la Directrice, Madame, Monsieur.
  • En fonction de votre relation: Cher Monsieur [Nom du supérieur], Chère Madame [Nom du supérieur],
  • Formules respectueuses: "Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées", "Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'assurance de mon profond respect", "Veuillez agréer, Madame, Monsieur, mes respectueuses salutations."

Formules de courtoisie pour un client

  • Début d'email: Madame, Monsieur,Bonjour [Nom du client].
  • Formules: "Je vous contacte aujourd'hui pour...", "Je me permets de vous écrire au sujet de...", "En réponse à votre demande du..."
  • Formules polies: "Je vous remercie de l'intérêt que vous portez à notre entreprise"," Nous vous remercions de votre confiance."
  • Fin d'email: "N'hésitez pas à nous contacter pour toute question éventuelle", "Nous restons à votre disposition pour toute information complémentaire", "Dans l'attente de votre réponse, nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées."

Les formules de courtoisie en cas de mécontentement

Lorsqu'un mécontentement doit être exprimé dans le cadre professionnel, que ce soit par email ou par courrier, il est essentiel de manier le langage avec prudence pour éviter d'envenimer la situation. Voici quelques conseils pour formuler vos doléances de manière professionnelle et courtoise :

  1. Commencez par exprimer votre préoccupation de manière respectueuse et professionnelle.

"Je vous écris pour discuter d'une préoccupation que j'ai rencontrée récemment..."

  1. Utilisez des formules de politesse douces mais directes pour exprimer votre désaccord ou votre insatisfaction.

"Je suis désolé de devoir exprimer mon désaccord, mais..."

  1. Gardez votre ton calme et poli tout au long du message, en évitant toute forme d'agressivité ou de confrontation.

"Je comprends que cela puisse être difficile à entendre, mais j'espère que nous pouvons trouver une solution ensemble..."

  1. Proposez des solutions ou des suggestions constructives pour résoudre le problème ou améliorer la situation.

"Je suggère que nous examinions de plus près cette question et envisagions des alternatives pour parvenir à une résolution mutuellement bénéfique..."

  1. Terminez votre message sur une note positive en exprimant votre espoir que la question puisse être résolue de manière satisfaisante.

"Je suis confiant que nous pouvons travailler ensemble pour résoudre cette question et maintenir notre relation professionnelle sur des bases solides. Merci pour votre attention à cette affaire."

Les formules de politesse à éviter dans vos lettres

  1. Évitez les formules de politesse trop familières ou informelles, surtout lorsque vous vous adressez à des supérieurs hiérarchiques, des clients ou des partenaires commerciaux.

Par exemple, au lieu de commencer votre lettre par "Salut Jean", optez pour une formule plus appropriée comme "Bonjour Monsieur Dupont".

  1. Ne sous-estimez pas l'importance des formules de politesse dans la rédaction de vos mails ou lettres; même dans les situations tendues, maintenez un niveau de respect et de courtoisie.

Par exemple, dans un email discutant d'un désaccord, utilisez des expressions telles que "Je vous prie d'agréer, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées" pour maintenir un ton professionnel.

  1. Ne laissez pas vos émotions prendre le dessus sur votre langage ; restez professionnel même si vous êtes mécontent.

Supposons que vous receviez un email de la part d'un collègue critiquant votre travail de manière assez directe et frustrante"Je ne suis pas d'accord avec votre évaluation et je trouve votre ton très offensant", prenez du recul puis répondez de manière professionnelle en disant "Je comprends vos préoccupations. Pouvons-nous en discuter plus en détail lors d'une réunion pour clarifier les attentes et trouver des solutions ?"

  1. Évitez les formules de politesse sarcastiques ou condescendantes, qui peuvent être perçues comme offensantes ou irrespectueuses.

Imaginons que vous receviez un email avec une erreur de la part d'un fournisseur, et vous êtes tenté de répondre avec sarcasme. Au lieu de cela, adoptez une approche respectueuse et constructive comme "Merci pour votre message. J'ai remarqué une petite erreur dans le document. Serait-il possible de la corriger avant la prochaine étape du projet ? Je vous remercie pour votre attention à ce sujet."

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Les Formules de politesse en anglais : Conseils pour une communication international

La communication internationale est un domaine fascinant mais parfois délicat, car elle implique de franchir des barrières culturelles et linguistiques. Maîtriser les formules de politesse en anglais est essentiel pour établir des relations professionnelles harmonieuses et des interactions courantes agréables.

  • Connaître le niveau de formalité requis et choisir en conséquence.
  • Utiliser des salutations appropriées selon le moment de la journée et la relation avec le destinataire.
  • Opter pour des formules de politesse courantes telles que "Sincerely" ou "Best regards" pour les communications formelles.
  • Éviter les formules trop familières, sauf si la relation le permet.
  • Tenir compte des normes culturelles du destinataire pour adapter les formules de politesse.

Ce qu'il faut retenir
  1. Choisissez une formule de politesse appropriée, comme "Cordialement," ou "Sincères salutations," en fonction du ton et de la relation avec le destinataire.
  2. Résumez brièvement les points principaux de votre message pour aider le destinataire à retenir les informations clés.
  3. Proposez une action future si nécessaire, en indiquant par exemple "Dans l'attente de votre réponse" ou "N'hésitez pas à me contacter pour toute question supplémentaire."
  4. Exprimez votre gratitude si approprié, en remerciant le destinataire pour son attention ou sa collaboration.
  5. Terminez avec une signature professionnelle comprenant votre nom, votre titre et vos coordonnées de contact.
  6. Avant d'envoyer, relisez attentivement votre message pour détecter les erreurs et vous assurer que le ton et le contenu sont appropriés.

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Publié le  
13/5/2024
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